Istruzioni operative
Vengono fornite le seguenti indicazioni inerenti l’organizzazione di Convegni, Seminari, Conferenze, Workshop e altre tipologie di eventi simili.
L’intenzione di organizzare un evento deve essere comunicata all’Ufficio amministrativo e finanziario almeno con 15 giorni di anticipo (per eventi particolarmente complessi almeno un mese prima), indicando la data o il periodo, i fondi ai quali attingere per il sostenimento delle spese e i relatori che si intendono invitare. Tale tempistica è fondamentale per la verifica dei fondi disponibili, per poter procedere al corretto adempimento degli ordini da emettere e per permettere alla Direttrice la sottoscrizione della lettera di incarico per i relatori.
Qualora la comunicazione sia stata anticipata via email, va comunque sempre compilato l’apposito modulo “Richiesta organizzazione evento", firmato dal richiedente e dal titolare del fondo.
LOCANDINA
La locandina (o il programma) dell’evento va sempre fornita all’Ufficio amministrativo e finanziario.
È un documento necessario all’istruttoria, senza del quale non è possibile procedere alla liquidazione dei compensi/rimborsi. Si ricorda che l’Ateneo ha messo a disposizione un modello di locandina che potete scaricare nella sezione modulistica del sito del Dipartimento.
SPESE AMMISSIBILI
Sono ammissibili le seguenti tipologie di spesa legate all’evento:
- le spese strettamente correlate alla gestione e all’organizzazione dell’iniziativa qualora non sia possibile avvalersi delle risorse umane e strumentali interne all’Università;
- i compensi e/o spese di viaggio, vitto e alloggio dei soli relatori esterni per il tempo strettamente necessario alla partecipazione all’evento;
- spese per l’organizzazione di piccoli ristori funzionali a garantire l’assolvimento dei doveri di ospitalità e a favorire il consolidamento delle relazioni tra gli studiosi convenuti, qualora giustificate dalla durata e dal numero contenuto dei soggetti partecipanti all’iniziativa.
Non sono ammessi costi per gli accompagnatori e/o rimborsi per il personale interno dell’Ateneo non direttamente coinvolto nelle attività relative alle spese in questione.
ALLOGGIO
L’Ufficio amministrativo e finanziario può procedere tramite buono d’ordine alla prenotazione dell’alloggio, seguendo il principio amministrativo della rotazione dei fornitori.
Possono essere prenotate ai relatori camere singole o doppie uso singola.
Devono essere indicate le date di check-in e check-out ed eventuali esigenze specifiche.
Qualora un relatore abbia un accompagnatore e volesse utilizzare una camera doppia, sarà a carico del Dipartimento solo la quota proporzionale al costo di una camera singola, mentre la restante parte sarà a carico del relatore.
RISTORAZIONE
L’Ufficio amministrativo e finanziario può procedere tramite buono d’ordine alla prenotazione di coffee break/pranzi/cene, seguendo il principio amministrativo della rotazione dei fornitori.
Nel caso di prenotazione di pranzi o cene, dovranno essere comunicati obbligatoriamente all’Ufficio il numero totale dei partecipanti con la specifica del numero di coloro che sono a carico del Dipartimento, indicando anche il nome dei partecipanti. Si rammenta che possono essere a carico del Dipartimento solo soggetti direttamente coinvolti nell’evento e presenti nel programma/locandina.
Nel caso di pranzi/cene prenotati per un relatore che soggiorna più giorni vanno indicati il numero e le date dei pasti da prenotare.
Si ricorda che per ciascuno dei pasti principali il limite massimo di spesa è stabilito in euro 30,00 a persona.
RELATORI
I docenti organizzatori dovranno comunicare all’Ufficio amministrativo e finanziario il nome, la nazionalità e l’indirizzo email dei relatori, in modo tale che l’ufficio possa contattarli ed inviare loro i moduli e le relative indicazioni per la compilazione. La nazionalità dei relatori è un elemento importante, in quanto la documentazione varia a seconda della residenza o meno in Italia.
I relatori dovranno presentare i seguenti moduli:
- Per i compensi: Dichiarazione del percipiente, Mod. trasparenza – Dichiarazione assenza conflitti di interessi, Mod. trasparenza – Dichiarazione incarichi, con allegata copia del documento di identità e del Curriculum Vitae.
- Per il rimborso spese: Modulo di rimborso spese eventi, giustificativi di spesa in originale (biglietti di aerei/treni/autobus, carte di imbarco, scontrini, ricevute, fatture…), con allegato copia del documento di identità. Nel caso in cui il relatore usufruisca del taxi, la ricevuta emessa dal taxista dovrà riportare la tratta.
Si prega di informare i relatori che qualora, per motivate esigenze, avessero la necessità di utilizzare il mezzo proprio per raggiungere la sede dell’evento, sarà necessario presentare in anticipo apposita richiesta motivata, che dovrà essere autorizzata dal Responsabile Amministrativo; in caso contrario non potrà essere concesso il rimborso chilometrico e le relative spese.
ALTRE SPESE
Nel richiedere materiale necessario per lo svolgimento dell’evento (es. dépliant, manifesti, cancelleria, apparecchiature elettroniche, ecc…) è importante valutare bene le tempistiche, in quanto la fornitura deve seguire l’iter procedurale previsto per gli approvvigionamenti nella pubblica amministrazione.
DICHIARAZIONE ESATTO ADEMPIMENTO
L’Ufficio amministrativo e finanziario potrà procedere con la liquidazione di quanto previsto una volta ricevuta dal docente richiedente la dichiarazione di esatto adempimento della prestazione del relatore.
È consigliabile contattare l’Ufficio amministrativo e finanziario qualora si abbiano dubbi inerenti alle prenotazioni o agli ordini da effettuare e soprattutto in merito agli importi dei compensi per i relatori.